浅谈如何控制企业采购成本

2016-06-22

  在当前,企业间的竞争越来越激烈,竞争也渗透到了企业管理的各个层面,作为企业采购成本管理也摆到了企业管理的最核心位置,企业成本控制的成效直接决定了企业在市场上的竞争优势。就拿我公司来说吧,她专业生产各种电线电缆,是个地道道的生产加工性企业,所用原材料主要有紫铜线、塑胶等,其所占总成本的80%,如今电缆业间的竞争愈来愈激烈,只有在做好其它管理的同时做好了采购成本控制,才能使企业在同行业间具备极强的竞争力。本文就结合我在企业管理过程中的实际,谈谈如何控制企业的采购成本。

一、采购成本在企业中的地位

  我们都知道要提高企业产品的市场竞争力,必须加强企业的成本管理,企业成本管理其实是个系统工程,采购成本管理是属于企业成本管理这一系统中核心子系统,就拿江西人民线缆集团这样的加工性制造企业来说,采购成本占企业总成本的80%,企业所需的采购物资如果20亿的话,采购成本略微下降0.5%,就有净利润1000万所产生,如公司的净利润为1.2亿左右的话,它的利润就上升8%左右。可见控制采购成本具有极其重要的作用。

二、企业采购成本管理中主要存在的问题

每家企业的采购成本控制或多或少都存在一些问题,就拿江西人民线缆集团来说,2005年以前她的采购管理上也存在诸多问题,采购成本高,从而压缩公司的利润空间,严重制约了公司的发展,大大降低了企业的市场竞争力,其中问题主要包括如下几个方面:

1、企业采购制度不健全

公司采购制度不健全,没有建立完整采购管理体系,随意性比较大,导致采购活动存在着很多漏洞,如采购工作责任不明确,部分采购人员利用制度的缺陷从中渔利,进行暗箱操作,给企业造成很大的影响。

企业未建立供应商相关的档案及相关信用资料,导致每次采购活动都要花费大量的人力、物力、财力重新选择新的供应商及对其产品的检验,没有切实可行的奖罚措施,不能调动采购人员的工作积极性;对供应商所处行业的经济状况或成本结构的研究也几乎是空白,以上这些在一定程度上都直接造成采购成本高而工作效率低下。

2、没有建立有效的供应商选择与管理机制

  由于我公司的主要原材料是铜线,当市场铜材短缺时,很难找到令人满意的供应商,导致原材料进价过高,影响企业正常生产;当市场铜材紧张时供过于求时,又有许多供应商蜂拥而至,争相推销自己的产品。作为我们这样一家集团公司来说,当务之急是建立稳定的、长期密切合作关系的供应商。

公司在日常采购活动中,未能制定出一套适合自己企业使用的供应商选择程序以及管理措施,造成对供应商的管理混乱、不科学;为了防止伪劣质次产品入库,我们花费了大量的人力物力加强对物资的检验,大大地增加了采购成本。

3、采购方式不合理

  公司的采购方式是根据企业个部门在月末的时候填写采购申请表,报下一个月需要采购的物资品种和数量而编制采购计划。这种采购对市场物资存量的变化反映不灵敏,导致库存积压或是缺货并存的现象。未能对采购物资市场的供求关系进行调查,不能把握良好的时机进行物资采购从而降低采购成本。

4、采购物资的外部环境利用缺失

  外部环境对采购策略的制定、采购计划的实施会产生重要的影响。包括市场季节性的变化、国家宏观经济政策的变化、国家财政政策的调整、市场利率及汇率的波动、通货膨胀的存在及战争罢工等各种因素。一个好的采购策略应当充分利用外部市场环境带来利益。而我们公司只是根据自身企业日常需求进行采购,未能及时掌握市场外部环境的变化,充分利用影响价格变动的因素,确定公司的库存量以及采购的最佳时间,从而造成很多被动局面,无形中增加了采购成本。

5、没有与供应商建立长期的合作伙伴关系

  供应商和采购者是利益互相冲突的矛盾对立体,供应商总希望产品利润最大化,采购方则希望产品价格市场最低,为此双方经常打价格战,也因此一些供应商在得不到满意的报价而在货物最终的质量和数量上打主意。双方之间存在互相独立的现象,公司与核心供应商,如:铜材、塑料等,未能建立良好的战略合作伙伴关系。

三、企业采购所存在问题的解决措施

  我认为要解决公司采购成本管理中存在的种种问题,必须采取系统的方法解决问题,从而达到企业利润空间的最大化。我们一说到降低企业的采购成本,大家马上就联想到降低采购价格,其实不然。譬如:我采购紫铜50吨铜线,要求交期10天内交货,有三种采购方案选择:(一)甲供应商提供的价格为36元/kg,交期为9天,质量稳定;(二)乙供应商提供的价格为35.5元/kg,交期为是为12天,质量稳定;(三)丙供应商提供的价格为35.3元/kg,交期为10天,但质量不稳定。我想大家一定会选择(一),因为只有使企业成本最低化的采购方案才是最低的采购成本,所以我们在控制企业的采购成本时一定要用系统的方法,全局的角度来控制采购成本,为此我们从以下几个方面入手,谈谈上海浦东电线电缆集团是如何加强了对公司的采购成本控制的:

1、建立、健全采购管理制度

  (1)建立严格的采购管理制度

建立严格完善的采购制度,包括:采购管理制度,采购申请、审批流程,供应商管理制度。这些制度不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门(特别是财务部门)的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。

   (2)建立标准采购价格,对采购人员根据工作业绩进行奖惩

财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格,促使采购人员积极寻找货源,货比三家,在保证采购质量及供货效率的基础上不断降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行,并提出奖惩措施,对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励,对没有完成采购成本下降任务的采购人员,分析原因,确定对其惩罚的措施,另外还要结合采购部门采购交货及时性、采购物资的批量交检合格率对采购部进行考核。

2、合理地选择与管理供应商

   (1)建立供应商档案和准入制度

严格按照公司制定的供应商管理制度选择供应商,对公司的正式供应商要建立档案,供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外,还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等,每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。

同时要建立供应商准入制度,对新的供应商要按照样品试制——现场审核——批量供应进行严格把关,企业要制定严格的供应商考核程序并设定供应商考核指标,要对考核指标逐一评分,只有达到或超过评分标准者才能成为公司的合格归档供应商。

   (2)建立供应商行为的绩效管理

在与供应商的合作过程中应该对供应商的行为进行绩效管理,其中包括价格、质量、交货期、服务等,以评价供应商在合作过程中供货行为的优劣;并利用绩效管理的结果衡量与供应商的后续合作:增大或减少供应份额、延长或缩短合作时间等,对供应商以激励和奖惩。这样能促使供应商持续改善供货行为,保证优质及时的供货,从而有效的降低采购总成本,同时将考核的结果作为下年度评选公司的合格供应商的依据。

3、采用科学合理的采购方式

   (1)通过付款条款的选择降低采购成本

可采用现金交易或货到付款的方式,这样往往能带来较大的价格折扣。比外,对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。

   (2)把握价格变动的时机

有些采购物资的价格会经常随着季节、市场供求情况而变动,因此,因此我们要求采购人员对公司这些主要原材料的历史价格进行分析,尽可能地把握价格变动的趋势,把握好采购时机,选择好时机和采购数量,从而给公司带来很大的效益。

   (3)以竞争的方式来选择供应商。

对于我公司的大宗物料(如:铜等)采购,一个有效的方法是每种物料引入至少三家实行竞争采购,综合比较他们的供货质量、价格、交期、服务等,从而确定他们的供货量的比例,从而使公司在谈判中处于有利的地位。

(4)合理采购物资

企业要熟悉市场物资的情况,包括供应量、需求量、可供能力、政策、管理规章制度、发展趋势等;熟悉市场的情况,进行合理的采购。

4、充分利用采购环境

  我们在管理过程中要求人力资源部为采购部配备采购人员时结合采购物资的特点,配备有过相关行业采购经验的、经济或金融专业背景的人员来担任这一岗位,这样他会熟悉市场情况、了解市场行情、掌握有关项目所需要的货物及服务的多方面市场信息。另外我要求采购部建立有关的市场信息机制,以达到有效利用采购环境的目的,建立重要货物供应商信息的数据库,以便在需要时候能随时找到相应的供应商,以及这些供应商的产品或服务的规格性能及其他方面的可靠信息。

采购管理中充分利用采购环境,建立良好的市场信息机制,同样是有效降低采购成本的途径之一。

5、加强企业与供应商之间的合作关系的建立

  我们通过对供应商的业绩考核,将一段时间内考核业绩优秀的供应商,增加与其的业务合作量以及合作范围,并与之建立直接的战略伙伴关系。双方本着“利益共享、风险共担”的原则,建立一种双赢的合作关系,使我们在长期的合作中获得货源上的保证和成本上的优势,也使供应商拥有长期稳定的大客户,以保证其产出规模的稳定性。这种战略伙伴关系的确立,能给我们供需双方都带来长期而有效的成本控制利益,保证了我们公司物资供应的质量、及时性、稳定性、低成本,同时也有利于公司的生存与发展。

四、总结

  通过以上的分析不难看出,加强采购成本控制是提高企业经济效益,减少生产成本的最佳途径之一。企业通过建立建全采购采购制度、完善整个采购体系的内部管理、充分利用市场的外部环境,加强与优质供应商建立战略全作关系是目前企业控制成本的首选方法,也是各企业积极探索的主要方面之一。

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